अध्याय 2: बॉटम लाइन को बोल्ड करें
अधिकांश लोग अपनी विश्वसनीयता इसलिए नहीं खोते क्योंकि उनके पास बुरे विचार होते हैं। वे इसे इसलिए खोते हैं क्योंकि अन्य लोग ध्यान खत्म होने से पहले उन विचारों तक कभी नहीं पहुँच पाते।
हम कुछ बुनियादी, कुछ सरल, और स्पष्ट रूप से, वास्तव में महारत हासिल करने के लिए सबसे कठिन कौशलों में से एक से शुरू करते हैं। प्रभाव के लिए संचार।
यहां से क्यों शुरू करें? क्योंकि इस किताब में इसके बिना लगभग कुछ भी काम नहीं करता। आपके पास सबसे अच्छी रणनीति, ऑफिस की राजनीति के बारे में सबसे अच्छी समझ, सबसे अच्छी नेतृत्व योजना हो सकती है। इनमें से कोई भी काम नहीं आता अगर सामने वाला व्यक्ति यह जल्दी से नहीं समझ पाता कि आप वास्तव में क्या कह रहे हैं। यह वह आधारभूत परत है जिस पर बाकी सब कुछ बनता है।
इस पर विचार करें:
यदि आपके पास अपने काम को चलाने में बहुत स्वतंत्रता है, तो यह कौशल आपको तेजी से आगे बढ़ने में मदद करता है। इस तरह से बोलने और लिखने से आपको निर्णय लेने का अधिकार मिलता है, बजाय इसके कि आप किसी और के आपके अंदर से बात निकालने का इंतजार करें।
यदि आपके पास बहुत कम स्वतंत्रता है, जैसे कि एक प्रबंधक जो हर चीज में शामिल होना चाहता है, या एक संगठन जिसे कड़ी निगरानी पसंद है, तो यह कौशल अभी भी आपकी मदद करता है। बस अलग तरीके से। यहां तक कि सबसे अधिक सक्रिय बॉस भी एक ऐसे अपडेट की सराहना करता है जिसे पढ़ने में दो मिनट के बजाय दस सेकंड लगते हैं। यह उनकी पकड़ को ढीला नहीं करता। यह बस आप दोनों के लिए पकड़ को कम थकाऊ बनाता है।
किसी भी तरह से, यह सीखने लायक है। हम बाद में अपने कार्यस्थल को पढ़ने के इस विचार पर वापस आएंगे। अभी के लिए, बस ध्यान दें कि आपकी स्थिति के समान कौन सा लगता है।
आप एक मीटिंग में हैं, और कोई बात करना शुरू करता है। वे आपको पहले पृष्ठभूमि बताते हैं। फिर संदर्भ। फिर थोड़ा इतिहास कि हम यहां कैसे पहुंचे। और जब तक वे वास्तविक बिंदु पर पहुंचते हैं, आधे लोग पहले ही बाहर निकल चुके होते हैं और दोपहर के भोजन के बारे में सोचने लगते हैं।
आप ऐसा करने वाले व्यक्ति हो सकते हैं। या आप इसका उल्टा कर रहे होंगे। किसी के यह जानने से पहले ही सीधे अनुरोध या राय पर पहुंच जाना कि आप किस बारे में बात कर रहे हैं। लोगों को अचंभित करना। जब आपका मतलब नहीं था तब भी कठोर लगना।
ये दोनों अलग-अलग कपड़ों में एक ही समस्या हैं। एक व्यक्ति बात को दबा देता है। दूसरा पूरी तरह से सेटअप छोड़ देता है। किसी भी तरह से, श्रोता भ्रमित होकर चला जाता है, या इससे भी बदतर, चिढ़ जाता है। और अगर ऐसा अक्सर होता है, तो लोग आपकी पहली वाक्य खत्म होने से पहले ही सुनना बंद कर देते हैं, क्योंकि उनके दिमाग ने, बिना उनके ध्यान दिए, सीख लिया है कि आपको सुनना एक ऐसा प्रयास है जिसके लिए उनके पास हमेशा समय नहीं होता।
आइए बात करते हैं कि ऐसा क्यों होता है।
यदि आप यह नहीं समझते कि ऐसा क्यों होता रहता है, तो आप इसे एक सप्ताह के लिए ठीक कर देंगे और फिर जैसे ही चीजें व्यस्त होंगी, पुरानी आदतों में वापस आ जाएंगे।
यह संचार शैली के बारे में नहीं है, और यह निश्चित रूप से बुद्धिमत्ता के बारे में नहीं है। यह इस बारे में है कि एक व्यक्ति का मस्तिष्क वास्तव में एक बार में कितना धारण कर सकता है। कोई व्यक्ति लगातार मीटिंग्स, पांच प्रोजेक्ट्स और तीन चैट विंडोज को एक साथ संभाल रहा है, उसके पास आपके संदेश के लिए असीमित ध्यान नहीं बचा है। जब आप पारंपरिक तरीके से एक कहानी सुनाते हैं, पृष्ठभूमि, फिर संदर्भ, फिर निर्माण, फिर अंत में मुख्य बात, तो आप उनसे अपनी पूरी कहानी को अपने दिमाग में रखने के लिए कह रहे हैं, इस विश्वास पर कि यह कहीं उपयोगी जा रही है। अधिकांश लोग, खासकर जितने वे व्यस्त होते हैं, आपके वहां पहुंचने से पहले ही धैर्य खो देते हैं। जब तक आप महत्वपूर्ण बात कहते हैं, वे इसे पहले ही चूक चुके होते हैं, या उन्होंने वास्तव में सुनना बंद कर दिया होता है।
यही कारण है कि जो लोग अपने काम में उत्कृष्ट होते हैं, उन्हें कभी-कभी चुपचाप यह कहकर खारिज कर दिया जाता है कि उन्हें समझना मुश्किल है, जबकि असली मुद्दा कभी उनकी सोच नहीं थी। यह वह क्रम था जिसमें उन्होंने इसे प्रस्तुत किया।
पीछे की ओर दिए गए अच्छे विचार बुरे विचारों जैसे लगते हैं।
एक विश्वास का पहलू भी है जिसका उल्लेख करना उचित है। जब आप किसी को अपनी बात के लिए इंतजार करवाते हैं, तो आप परोक्ष रूप से उनसे यह विश्वास करने के लिए कह रहे होते हैं कि आप कहीं उपयोगी जा रहे हैं। मुख्य बात से पहले हर अतिरिक्त वाक्य उस विश्वास खाते से एक छोटी सी निकासी है। मुख्य बात जल्दी कहें, और आप इसके बजाय एक जमा कर रहे हैं। समय के साथ, यह जुड़ता जाता है। लोग आपके अपडेट्स का इंतजार करने लगते हैं बजाय उन्हें सरसरी तौर पर देखने के, क्योंकि वे जानते हैं कि आप उनका ध्यान बर्बाद नहीं करते।
तो वास्तविक समाधान क्या है?
यह जितना लगता है उससे कहीं अधिक सरल है, और यही कारण है कि अधिकांश लोग इसे नहीं करते हैं। आप मुख्य बात पहले रखते हैं। पृष्ठभूमि से पहले, तीन कारणों से पहले, आप पहले ही वाक्य में उत्तर, निर्णय या अनुरोध कहते हैं।
एक पुराना सैन्य संचार विचार है जिसे बॉटम लाइन अप फ्रंट कहा जाता है, और परामर्श से संबंधित एक और है जिसे पिरामिड सिद्धांत कहा जाता है। दोनों एक ही बात कह रहे हैं। निष्कर्ष से शुरू करें। सहायक विवरण बाद में आने दें, केवल उतना ही जितना दूसरे व्यक्ति को वास्तव में चाहिए।
किसी को भी यह जानने के लिए काम न करवाएं कि आप उनसे क्यों बात कर रहे हैं।
इसके आकार के बारे में सोचें। अधिकांश लोग स्वाभाविक रूप से एक कहानी की तरह लिखते और बोलते हैं जो एक चरमोत्कर्ष की ओर बढ़ती है। आप पहाड़ पर चढ़ते हैं, और मुख्य बात शीर्ष पर इंतजार कर रही होती है। इसके बजाय आप विपरीत आकार चाहते हैं। शिखर से शुरू करें। मुख्य बात पहले कहें, और सहायक विवरणों को उसके नीचे आने दें, यदि कोई गहरा खोदना चाहता है तो उपलब्ध है, लेकिन आप जो कह रहे हैं उसे समझने के लिए कभी भी आवश्यक नहीं है।
यहाँ एक लिखित उदाहरण दिया गया है। कल्पना कीजिए कि आप अपने प्रबंधक को किसी परियोजना में देरी के बारे में बता रहे हैं। दबी हुई जानकारी विक्रेता से शुरू होती है, फिर शेड्यूल समायोजन, फिर संसाधन समस्या, और अंत में, इन सबके बाद, वास्तविक खबर। लॉन्च की तारीख दो सप्ताह आगे बढ़ रही है।
अब इसे पलट दें। कहें, "लॉन्च दो सप्ताह पीछे जा रहा है।" यह पहला वाक्य है। बाकी सब बाद में आता है, केवल तभी जब वे इसे चाहते हैं।
और यहाँ वही विचार है, जिसे ज़ोर से बोला गया है। आपका प्रबंधक पूछता है, "क्या हम सही रास्ते पर हैं?" दबी हुई जानकारी ऐसी लगती है, "तो, पिछले हफ्ते हमने खरीद विभाग से बात की थी, और शिपिंग समय-सीमा के बारे में कुछ आगे-पीछे हुआ था, और फिर..." बेहतर जवाब छोटा होता है। "हाँ। हम सही रास्ते पर हैं। एक आपूर्तिकर्ता दो दिन पीछे हो गया, लेकिन हमने इसे ठीक कर लिया है।" एक वाक्य, फिर हो गया, जब तक कि वे और न पूछें।
अगर आपको कॉपी करने के लिए कुछ ठोस चाहिए, तो यहाँ मूल आकार है जिसमें इनमें से अधिकांश संदेश आते हैं।
सबसे पहले, निचोड़। एक वाक्य। परिणाम, आवश्यक निर्णय, या सीधी स्थिति।
दूसरा, संदर्भ। एक वाक्य। निचोड़ को समझने के लिए पर्याप्त पृष्ठभूमि।
तीसरा, कार्रवाई। आगे कौन क्या कर रहा है, या आपको इसे पढ़ने वाले व्यक्ति से ठीक-ठीक क्या चाहिए।
बस इतना ही। तीन वाक्य, उसी क्रम में। आप हर बार इस सटीक आकार का उपयोग नहीं करेंगे, लेकिन जब आप निश्चित नहीं होते कि कहाँ से शुरू करें तो यह एक अच्छा शुरुआती बिंदु है।
यह उस क्षण का नाम लेना उचित है जब यह आमतौर पर टूट जाता है। यह लगभग कभी नहीं होता जब आप शांत होते हैं और सोचने का समय होता है। यह तब होता है जब आप चिंतित होते हैं कि कुछ कैसे होगा, या जब आप अभी तक अपने स्वयं के निष्कर्ष के बारे में पूरी तरह से निश्चित नहीं होते हैं। दोनों ही मामलों में, प्रवृत्ति बचाव करने की होती है, धीरे-धीरे निर्माण करने की होती है ताकि आप एक शीर्षक के लिए प्रतिबद्ध होने से पहले कमरे को महसूस कर सकें। उस विशिष्ट भावना पर ध्यान दें, बिंदु को केवल बताने के बजाय अपनी बात समझाने की इच्छा। यह आपका संकेत है कि आप फिर से मुख्य बात को दबाने वाले हैं।
अब बात करते हैं कि इसका अभ्यास कैसे करें।
इसे समझने में दो मिनट लगते हैं। आदत को बदलने में थोड़ा अधिक समय लगता है।
यहाँ एक सरल अभ्यास है। एक संदेश लें जिसे आप वैसे भी भेजने वाले थे। इसे वैसे ही लिखें जैसे आप सामान्य रूप से लिखते हैं। अब वह वाक्य ढूंढें जहाँ आप अंततः बात पर आते हैं। यह आमतौर पर नीचे के पास होता है। इसे काट दें। इसे सीधे ऊपर, पहली पंक्ति के रूप में पेस्ट करें। पूरे संदेश को फिर से पढ़ें।
लगभग हर बार, यह तुरंत बेहतर पढ़ता है। आपने कुछ भी जोड़ा या हटाया नहीं। आपने बस एक वाक्य को स्थानांतरित किया। लेकिन संदेश में अब एक स्पष्ट शीर्षक है, और उसके नीचे सब कुछ उसके समर्थन के रूप में पढ़ता है, बजाय एक रहस्यमय अंत की ओर बढ़ने के।
यह जोर से भी काम करता है। यदि कोई आपसे मीटिंग में कोई प्रश्न पूछता है, तो पहले एक वाक्य में उसका उत्तर दें। यदि वे और चाहते हैं, तो वे पूछेंगे।
यहाँ एक गलती है जो बहुत से लोग करते हैं। वे विचार को पढ़ते हैं, आश्वस्त महसूस करते हैं, और इसे पहले उच्च दांव वाली चीज़ पर आजमाते हैं। एक ग्राहक, एक वरिष्ठ नेता, एक परियोजना पहले से ही दबाव में है। यह शुरू करने के लिए एक कठिन जगह है, क्योंकि यदि यह पहली कुछ बार अनाड़ी महसूस होता है, और शायद ऐसा होगा, तो आप अब किसी ऐसे व्यक्ति के सामने अनाड़ी हैं जिसकी राय वास्तव में आपके करियर के लिए मायने रखती है।
तो पहले कहीं अभ्यास करें जहाँ दांव कम हों। पिछले एक या दो महीने के अपने भेजे गए संदेशों को देखें। पाँच सामान्य संदेश चुनें। कट और पेस्ट अभ्यास करें। इस संस्करण को कोई प्राप्त नहीं कर रहा है। यह केवल आपकी आँखों के लिए है।
इसके बाद, उन संदेशों पर इसे आज़माएँ जो वास्तव में ज़्यादा मायने नहीं रखते हैं यदि वे थोड़े कच्चे लगते हैं। एक सहकर्मी जिसके साथ आप सहज हैं। अपनी टीम को एक कम दबाव वाला अपडेट।
आप लोगों से भरे कमरे से पहले, अकेले, जोर से भी अभ्यास कर सकते हैं। अगली बार जब आप किसी मीटिंग में जाने वाले हों, तो तीस सेकंड लें और अपने अपडेट को खुद से कहें, पहले शीर्षक। यही कारण है कि एथलीट वास्तविक खेल से पहले वार्म अप करते हैं।
यह तभी जब यह थोड़ा स्वाभाविक लगने लगे, आपको इसे उन संदेशों पर लागू करना चाहिए जो वास्तव में मायने रखते हैं। तब तक, यह एक नया कौशल नहीं होगा जिसे आप लाइव में गड़बड़ कर रहे होंगे। यह कुछ ऐसा होगा जिसका आपने पहले ही चुपचाप अभ्यास कर लिया है, इतनी बार कि यह बस उसी तरह से निकलता है।
अब, एक चेतावनी, क्योंकि यदि आप इसे गलत तरीके से लेते हैं तो यह गलत हो सकता है।
सीधा होना छोटा होने जैसा नहीं है क्योंकि आपने सोचा नहीं है। यदि आप पहले निचली रेखा कहते हैं, लेकिन स्पष्ट रूप से समस्या पर काम नहीं किया है, तो लोग तुरंत नोटिस करते हैं। एक आत्मविश्वासपूर्ण शुरुआती वाक्य उसके नीचे कमजोर सोच को कवर नहीं करता है। यह इसे तेजी से उजागर करता है।
यह हर स्थिति में कुंद या ठंडा होने के बारे में भी नहीं है। ऐसे क्षण होते हैं, किसी का सप्ताह खराब रहा है, संवेदनशील खबर देनी है, जहाँ केवल निचली रेखा के साथ शुरुआत करना बेसुरा लगता है। अपने विवेक का उपयोग करें। लक्ष्य एक रोबोट में बदलना नहीं है जो केवल सुर्खियों में बोलता है। इसका लक्ष्य लोगों को अनावश्यक रूप से उस जानकारी के लिए इंतजार कराना बंद करना है जिसकी उन्हें आवश्यकता है।
आइए बात करते हैं कि अध्याय आपके पीछे होने के बाद इसे कैसे याद रखें।
तीन वाक्य के आकार को कहीं ऐसी जगह रखें जहाँ आप उसे वास्तव में देख सकें। एक चिपचिपी नोट, एक पिन की हुई नोट जहाँ भी आप संदेशों का मसौदा तैयार करते हैं। आप किसी ढाँचे को याद नहीं कर रहे हैं। आप अपनी आँखों को कुछ ऐसा दे रहे हैं जिसे भेजने से पहले पकड़ना है, जब तक कि उसे किसी अनुस्मारक की आवश्यकता न हो।
यह इसे किसी ऐसी चीज़ से जोड़ने में भी मदद करता है जो आप पहले से ही रोज़ करते हैं। कोई भी संदेश भेजने से ठीक पहले, दो सेकंड के लिए रुकें और खुद से पूछें, मेरी मुख्य बात क्या है, और क्या यह पहले वाक्य में है?
यह जानने के लिए आपको किसी जटिल चीज़ की आवश्यकता नहीं है कि यह काम कर रहा है या नहीं। कुछ छोटे संकेतों पर ध्यान दें। क्या लोग तेज़ी से जवाब देते हैं? क्या वे कम स्पष्टीकरण वाले प्रश्न पूछते हैं? क्या जिन बैठकों में आप बोलते हैं वे तेज़ी से आगे बढ़ती हैं, जिसमें कम क्षण होते हैं, रुकिए, आप वास्तव में क्या पूछ रहे हैं? ये वास्तविक मार्कर हैं। यह नहीं कि आपको इसे कहने में कितना आत्मविश्वास महसूस हुआ, बल्कि दूसरे व्यक्ति ने वास्तव में कैसे प्रतिक्रिया दी।
तो इस सप्ताह वास्तव में क्या करना है:
कम जोखिम वाले अभ्यास से शुरू करें। पुराने भेजे गए संदेश, आकस्मिक नोट्स, मीटिंग से पहले तीस सेकंड का पूर्वाभ्यास। कुछ भी ऐसा छूने से पहले दो या तीन दिन का समय दें जो वास्तव में मायने रखता है।
फिर हर संदेश लें जो आप किसी प्रबंधक, सहकर्मी, ग्राहक, किसी ऐसे व्यक्ति को भेजते हैं जिसका समय आप मांग रहे हैं, और खुद को बिंदु के साथ खोलने के लिए मजबूर करें।
इस सप्ताह के लिए आपकी मुख्य आदत सरल है। हर संदेश के पहले वाक्य के रूप में मुख्य बात को बोल्ड करें जहाँ आप किसी से कुछ समझने या तय करने के लिए कह रहे हैं। इसे केवल स्थानांतरित न करें। इसे बोल्ड करें। यह आपको शीर्षक के प्रति प्रतिबद्ध होने के लिए मजबूर करता है बजाय इसके कि इसे चुपचाप पैराग्राफ में वापस कर दिया जाए।
सप्ताह के अंत तक, इनमें से दो या तीन संदेशों को कहीं ऐसी जगह सहेजें जहाँ आप उन्हें फिर से ढूंढ सकें। यह आपके अगले कई महीनों में बनने वाले संग्रह में आपकी पहली प्रविष्टि है। अपने आप में छोटा, लेकिन इसके बाद सब कुछ इस पर निर्भर करता है कि यह पहले ठोस हो।
अगले सप्ताह, हम ठीक इसी पर निर्माण करेंगे। हम देखेंगे कि किसी को वास्तविक समस्या कैसे लाई जाए, न कि केवल एक स्थिति अपडेट, बल्कि एक वास्तविक मुद्दा जिसके लिए निर्णय की आवश्यकता है, बिना इसे उनके डेस्क पर आधे-अधूरे रूप में डंप किए। लेकिन यह तभी साफ-सुथरा काम करता है जब आपने इसे पहले ही कर लिया हो। पहले बात कहें। फिर हम इसके ऊपर अगला टुकड़ा बनाते हैं।