كيف تكتب بشكل أفضل في العمل: مهارات التواصل التي تهم

معظم النصائح حول "مهارات التواصل" غامضة لدرجة أنها عديمة الفائدة. إليك النسخة العملية والمحددة: خمس عادات تغير طريقة وصول كتاباتك في العمل، سواء كانت رسالة بريد إلكتروني، رسالة Slack، تحديث حالة، أو ملاحظات لزميل في الفريق.

1. ضع النقطة الأساسية في الجملة الأولى

تتم قراءة الكتابة في مكان العمل بسرعة، لا بتأنٍ. إذا كانت النقطة الأساسية لبريدك الإلكتروني مدفونة في الفقرة الثالثة، سيفوتها معظم الناس، أو سيردون على شيء خاطئ، أو لن يردوا على الإطلاق. ابدأ بالطلب أو الخلاصة، ثم ادعمها. "هل يمكنك الموافقة على الميزانية بحلول يوم الجمعة؟" مكانها في الجملة الأولى، وليس في الجملة الثامنة.

2. في الاجتماعات، قل العنوان الرئيسي قبل التفاصيل

ينطبق نفس المبدأ شفهيًا. عندما تقوم بتحديث مجموعة، اذكر النتيجة أولاً: "نحن على المسار الصحيح، لكنني أحتاج إلى قرار واحد من هذه المجموعة" يخبر الناس كيف يستمعون إلى كل ما يلي. البدء بسرد زمني لكل ما حدث يجعل الناس ينتظرون نقطة قد لا تصل أبدًا.

3. قدم ملاحظات تصف السلوك، وليس الشخصية

"أنت غير منظم" تدعو إلى الدفاعية لأنها حكم على شخص. "كان التقرير يفتقر إلى أرقام الربع الثالث، وهذا أخر مراجعتي" يصف حدثًا محددًا يمكن إصلاحه. النسخة الثانية أكثر احتمالاً لتغيير ما يحدث في المرة القادمة، وهي أيضًا أكثر دقة: أنت لا تعرف أن شخصًا ما غير منظم، فقط أن وثيقة واحدة كانت تفتقر إلى المعلومات.

4. اجعل الطلبات سهلة الموافقة عليها

الطلب الذي يتطلب من الشخص الآخر القيام بعمل إضافي لمجرد فهمه سيبقى دون إجابة. بدلاً من "هل يمكننا التنسيق في وقت ما بشأن المشروع؟"، جرب "هل لديك 15 دقيقة بعد ظهر الخميس لمراجعة الخيارين لتصميم الصفحة الرئيسية؟" كلما كان الطلب أكثر تحديدًا، كانت الإجابة أسرع.

5. ابنِ عادة التحديث الأسبوعي القصير

الكثير من العمل الجيد يمر دون أن يلاحظه أحد ببساطة لأنه لم يكتبه أحد. تحديث قصير ومنتظم، ثلاثة أو أربعة أسطر حول ما تم إنجازه، وما هو معلق، وما هو التالي، يؤدي وظيفتين: يحافظ على توافق مديرك والمتعاونين معك، وينشئ سجلًا لتقدمك الخاص يكون مفيدًا وقت المراجعة.

لا يتطلب أي من هذا أن تكون "كاتبًا بالفطرة". يتطلب الأمر أن تكون مستعدًا للتحرير من أجل الوضوح قبل الإرسال، وهي مهارة يمكن لأي شخص اكتسابها بالممارسة. إذا كنت ترغب في رؤية كيف تبدو الكتابة الواضحة والجذابة عندما لا تقتصر على تحديث الحالة، فإن BrightChapters لديها مجموعة كاملة من النسخة العملية، للمسيرة المهنية التي تمتلكها بالفعل، وهو كتاب أصلي عن النسخة الحقيقية وغير البراقة للحياة المهنية، مكتوب بهذا النوع من الصدق الصريح والمباشر.

هل أنت مستعد لتطبيق هذا؟

صفحة الكتابة في BrightChapters مجانية للاستخدام، ولا يلزم وجود حساب لبدء مسودة.