काम पर बेहतर कैसे लिखें: संचार कौशल जो मायने रखते हैं

"संचार कौशल" के बारे में अधिकांश सलाह इतनी अस्पष्ट होती है कि वह बेकार होती है। यहाँ इसका विशिष्ट, व्यावहारिक संस्करण है: पाँच आदतें जो यह बदल देती हैं कि आपकी लेखन शैली काम पर कैसे प्रभाव डालती है, चाहे वह ईमेल हो, स्लैक संदेश हो, स्टेटस अपडेट हो, या किसी सहकर्मी को प्रतिक्रिया हो।

1. पहले वाक्य में मुख्य बात रखें

कार्यस्थल पर लेखन को सरसरी तौर पर देखा जाता है, पढ़ा नहीं जाता। यदि आपके ईमेल का मुख्य बिंदु तीसरे पैराग्राफ में छिपा है, तो अधिकांश लोग इसे चूक जाएंगे, गलत चीज़ का जवाब देंगे, या बिल्कुल भी जवाब नहीं देंगे। अनुरोध या निष्कर्ष के साथ शुरुआत करें, फिर उसका समर्थन करें। "क्या आप शुक्रवार तक बजट को मंजूरी दे सकते हैं?" पहले वाक्य में होना चाहिए, आठवें वाक्य में नहीं।

2. मीटिंग में, विवरण से पहले शीर्षक बताएं

यही सिद्धांत मौखिक रूप से भी लागू होता है। जब आप किसी समूह को अपडेट कर रहे हों, तो पहले परिणाम बताएं: "हम सही रास्ते पर हैं, लेकिन मुझे इस समूह से एक निर्णय की आवश्यकता है" लोगों को बताता है कि आगे आने वाली हर चीज़ को कैसे सुनना है। जो कुछ भी हुआ उसका कालानुक्रमिक विवरण के साथ शुरुआत करने से लोग एक ऐसे बिंदु का इंतजार करते हैं जो शायद कभी न आए।

3. ऐसी प्रतिक्रिया दें जो व्यवहार का वर्णन करे, चरित्र का नहीं

"आप अव्यवस्थित हैं" बचाव की मुद्रा में आने को आमंत्रित करता है क्योंकि यह किसी व्यक्ति के बारे में एक निर्णय है। "रिपोर्ट में Q3 के आंकड़े गायब थे, और इससे मेरी समीक्षा में देरी हुई" एक विशिष्ट, ठीक की जा सकने वाली घटना का वर्णन करता है। दूसरा संस्करण अगली बार क्या होता है उसे बदलने की अधिक संभावना रखता है, और यह अधिक सटीक भी है: आप नहीं जानते कि कोई अव्यवस्थित है, केवल यह कि एक दस्तावेज़ में जानकारी गायब थी।

4. अनुरोधों को 'हाँ' कहना आसान बनाएं

एक अनुरोध जिसके लिए दूसरे व्यक्ति को इसे समझने के लिए अतिरिक्त काम करना पड़ता है, वह अनुत्तरित रहेगा। "क्या हम कभी परियोजना के बारे में सिंक कर सकते हैं?" के बजाय, "क्या आपके पास गुरुवार दोपहर को होमपेज रीडिज़ाइन पर दो विकल्पों की समीक्षा करने के लिए 15 मिनट हैं?" का प्रयास करें। अनुरोध जितना अधिक विशिष्ट होगा, उत्तर उतना ही तेज़ होगा।

5. एक संक्षिप्त साप्ताहिक अपडेट की आदत डालें

बहुत सारा अच्छा काम केवल इसलिए अनसुना रह जाता है क्योंकि किसी ने उसे लिखा नहीं। एक संक्षिप्त, नियमित अपडेट, तीन या चार पंक्तियों में कि क्या भेजा गया, क्या रुका हुआ है, और आगे क्या है, दोहरा काम करता है: यह आपके प्रबंधक और सहयोगियों को संरेखित रखता है, और यह आपकी अपनी प्रगति का एक रिकॉर्ड बनाता है जो समीक्षा के समय उपयोगी होता है।

इनमें से किसी के लिए भी "जन्मजात लेखक" होने की आवश्यकता नहीं है। इसके लिए भेजने से पहले स्पष्टता के लिए संपादन करने की इच्छा होनी चाहिए, जो एक ऐसा कौशल है जिसे कोई भी अभ्यास से विकसित कर सकता है। यदि आप देखना चाहते हैं कि स्पष्ट, आकर्षक लेखन कैसा दिखता है जब यह एक स्टेटस अपडेट तक सीमित नहीं होता है, तो BrightChapters के पास द वर्किंग वर्जन, फॉर द करियर यू एक्चुअली हैव का एक पूरा संग्रह है, जो पेशेवर जीवन के वास्तविक, बिना ग्लैमर वाले संस्करण के बारे में एक ओरिजिनल्स पुस्तक है, जिसे ठीक इसी तरह की सीधी, स्पष्ट ईमानदारी के साथ लिखा गया है।

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